I løpet av høsten 2014 ble mange instrumenter på lager kontrollert, og mange instrumenter er rengjort og reparert. Det er etablert et system som gir oversikt og kontroll med instrumentene. Det er viktig å vite hvor alle instrumenter befinner seg, og ha oversikt over om de er i orden eller trenger å bli reparert. Derfor er det utarbeidet en instrumentoversikt i Excel regneark over alle instrumenter som eies av korpset. 

Noen regler for oppfølging av instrumenter i Kringsjå skolemusikk:

  • Materialforvalter har hovedansvar for instrumentoversikten og skal registrere hver gang et instrument tas inn eller ut av lager. Nye oppdaterte oversikter skal publiseres fortløpende med dato for siste ajourhold i filnavnet. Disse oversiktene skal lastes opp på nettsiden under kategorien instrumenter som ligger under dokumenter. Instrumentkofferter er merket med samme nummer som i oversikten i regnearket. Husk å sjekke merkingen før tilbakeføring til lager fra musiker eller annet. Dette for å ha god oversikt til enhver tid.

  • Musikere og/eller korpsledere som ønsker å ta ut et instrument fra lager eller mottar ett instrument i retur fra musiker må gi beskjed om dette til materialforvalter via e-post (se om korpset). Helst bør man kommunisere med materialforvalter før man tar med seg et instrument.
  • Musikanter har ansvar for kontinuerlig renhold av instrumenter de leier, se beskrivelser på NMF sin nettside. Få råd fra lærer på Kulturskolen eller musikanter med mer erfaring. Det er også viktig å behandle instrumentene forsiktig og sørge for at de legges i koffert når de fraktes eller ikke er i bruk.Musiker som skal levere tilbake sitt instrument skal rengjøre det først.

  • Materialforvalter sørger for at  instrumenter som skal til lager blir rengjort og eventuelt reparert før instrumentet settes på lager eller tas i bruk igjen. Hvis man går ut over vedtatt budsjett for vedlikehold av instrumenter må det legges frem en sak for styret for å vurdere hva som er hensiktsmessig.

  • Det skal ikke tas deler fra instrumenter som er på lager for å reparere med mindre de lagrede instrumentene er kategorisert som deleinstrument.
    Klarinetter skal ha samme serienummer oppe og nede og skal ikke pares med en annen del fra et annet instrument, da må instrumentet i stedet byttes ut i sin helhet eller bli sendt til reparasjon.